運転日報は、ドライバーの作業進捗を管理するためにとても有効なものです。ドライバーは事業所から離れた場所で業務を行っているわけですから、管理者は、ドライバーからの報告がなければ実体を把握することができません。いつ誰がどこに行き、どのような作業をしたかを知る手段として日報はとても重要です。日報をもとに一日の行動を振り返り、運転ルートの改善やドライバー間のタスク割り振りの見直しなど、業務の効率化を図ることで、働き方改革にも繋がります。
しかし、日報を毎日手書きで作成するには、かなりの時間を要します。作成に1回あたり30分かかるとすると、1か月で15時間、年間で180時間かかります。ドライバーが10名いた場合は年間1,800時間掛かる計算になります。せっかく、日報を基に働き方改革を行っても、日報の作成自体に時間を費やしては効率の良い働き方とは言えません。
そこでおススメなのがテレマティクスサービスの導入です。テレマティクスサービスを導入することでさまざまなメリットがありますが、日報作成の簡略化もメリットの一つです。ここでは、テレマティクスサービスである運行管理システムとスマホアプリの導入により、運転日報作成がどのように改善できるか、導入することでの課題、導入するシステムの選定ポイントをご紹介します。
システムの導入により運転日報作成はどう変わる！？
① 運転日報を自動作成！
運行管理システムを導入すると、アダプタなどの車載器から取得した運行情報（走行距離・走行時間など）を基に、運転日報を自動で作成することができます。
② ドライバーの作業実績を記録し、運転日報へ反映！
運行管理用のスマホアプリを使うことで、ドライバーは一日の作業実績を簡単に入力できるようになります。ここでいう作業実績とは、乗車時刻、降車時刻、休憩、荷積みなどのことです。アプリによっては、給油などの情報も入力でき、入力した情報を運転日報に自動反映できます。
③ いつでもどこでも日報が出力可能に！
運行情報とドライバーの作業実績は、クラウド上に蓄積されます。パソコンからインターネットに繋ぐことで、いつでもどこからでも日報を出力することができます。
④ 集計、分析が可能！
運行情報とドライバーの作業実績はデータとして蓄積されるため、ドライバーや車両の稼働率等をエクセルなどで集計し、人員配置、車両台数を適正化することに役立てることが出来ます。一か月分のデータを集計し、月報を作成することも出来ます。
システムを導入することによる課題
運行管理システムとスマホアプリを導入することで多くのメリットがありますが、課題もあります。
① コストが掛かる
運行管理システムを導入・運用するにはコストが掛かりますが、これまでやってきた非効率な作業を減らす効果が期待できます。運用の効率化とコストとのバランスを見極め、業務に合ったものを選定することが重要です。
② 運用が変わる
今までドライバーが手書きしていた作業実績をシステムで管理するよう運用を変更するわけですから、利用者全員が操作を覚えなければいけません。利用者が抵抗なく受け入れられるシステムを選定する必要があります。
システムを選定する際のポイント
① 機能が十分か！
業務に必要な機能が十分に備わっていることは最も重要なポイントです。ドライバーの一日の作業実績をスムーズに入力でき、必要な情報を管理できるかを検証します。また、蓄積したデータをどのように活用できるか、集計、分析機能もチェックします。データの保存期間も重要です。
② 費用対効果！
一般的にテレマティクスサービスのコストは、導入当初にかかるイニシャルコストと、年間使用料などのランニングコストの２種類があります。それに対してドライバーの作業実績記入や日報／月報の自動作成など、システムを導入することによって業務の効率化が図れればコストの削減が見込まれます。
システムを導入するためのコストと、導入したことによる効果を計測し、コスト以上の効果が得られることが重要です。
③ 直観的に操作できるか！
機能がシンプルで分かりやすく、直観的に操作できるシステムがおススメです。操作が分かり辛いと難しく感じてしまい、慣れるまで精神的な負担になってしまいます。操作が簡単で分かりやすいもの、誰でも無理なく使用できるものがおススメです。
④ 機能に無駄がないか！
多様な機能をもち、多様なシチュエーションに対応しているアプリは優れているように感じますが、その分メニューが増え画面が複雑になります。不要なメニューは操作を誤ってしまうなど使い勝手が悪くなり混乱を招きます。機能が多様化することでシステムのバージョンアップなどが頻繁に発生したり、システム障害が発生するリスクも高くなりますが、なんといっても、機能が豊富だとその分年間使用料などのランニングコストが高くなるのです。使うかわからない多様な機能を求めコストを掛けるよりも、やりたいことを整理し、必要な機能が備わっているものを選定することをおススメします。
テレマティクスサービス「KITARO」のご紹介
KITAROは導入しやすい運行管理システムNo.1に選ばれました。
（調査会社：日本マーケティングリサーチ機構 調査概要：2021年1月期ブランドイメージ調査）
当サイトが提供するテレマティクスサービス「KITARO」は、アダプタなどの車載器から取得した走行距離、走行時間などの運行情報を携帯ネットワークでクラウド上に上げることで自動で運転日報を作成できます。サービスの１つとして提供しているドライバーズアプリからは、車両への乗車／降車時刻や休憩、荷積みなどの作業実績、給油した際は給油量の入力が行え、それらのすべては運転日報に自動で反映されます。それによって、より具体的な運転日報が作成できます。
日報作成以外にも車両管理や安全確保のためのメリットなどがたくさんあります。リアルタイムに車両の位置情報が管理でき、急ブレーキ・急発進などの危険運転やエコドライブなどの安全運転評価を自動で行うことができます。また、ドライバーズアプリの使用により、本部からドライバーへの連絡は音声で行えます。ドライバーはスマホを操作する必要がないため、運転中でも停車することなくメッセージを聞くことができます。給油した際に給油量をドライバーズアプリに入力することで、のちに燃費計算が行えます。
テレマティクスサービス「KITARO」は、機能がシンプルなため操作が簡単で使いやすいです。シンプルですが運行管理に必要な機能は十分に取り揃えており、カスタマイズすることなく基本機能で十分に効果が発揮できます。みなさまにお手軽にご利用いただくために初期費用はかからず、年間使用料も低コストです。業務効率化により働き方改革を検討しているみなさまは、是非、この機会にテレマティクスサービス「KITARO」の導入をご検討ください。
最後に
今回は、テレマティクスサービスによる運転日報作成の効率化とシステムを導入するにあたってのメリット、課題、ポイントについてご紹介しました。テレマティクスサービス「KITARO」は日報作成以外にもメリットがたくさんありますので、KITAROサービスサイトもチェックしてください。